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口头沟通是如此的不靠谱!那么,面对面的口头沟通是否完全没有用呢?当然不是!面对面的口头交流能够快速直接地获得第一手信息,并且能够快速地获得所有相关的团队成员最直接的反应,这种即时性的高效率,仍然是其速地获得所有相关的团队成员最直接的反应,这种即时性的高效率,仍然是其他所有沟通方式无法比拟的。
即使再不靠谱,口头沟通依然是一种行之有效的沟通方式。只是为了避免口头沟通不严谨带来的理解误差,避免重要的内容被大脑的记忆所忽略,口头沟通结束后,最好还是以最快的速度,通过邮件方式将讨论的结果落到文字上进行确认。
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2.电话沟通
电话沟通是异地办公或者快速项目推进的情况下常用的沟通方式,和面对面的口头沟通一样,电话沟通相较之其他沟通方式,是较为快捷而效率的。但是相比面
口头沟通一样,电话沟通相较之其他沟通方式,是较为快捷而效率的。但是相比面对面的口头沟通,电话沟通并不直接,所以更容易产生沟通歧义——由于无法看到电话那头的人所处的情景,所以电话沟通产生的歧义也不在少数。
此外,不少地方是不允许使用或者使用不了手机的(例如电梯、医院、会场、飞机上……),在紧急情况下,由于电话打不通找不到人而造成的焦虑,只要是在项目内工作过几年的人,大致都碰到过。
当然,最常见的问题是这样的:你正在做着网页设计,这时候电话来了,你习惯性接起电话,听着电话里的絮絮叨叨。这时候,隔壁办公室里有人生日,行政送来了蛋糕,大家正在唱着生日歌为他祝贺;会议室里,心情糟糕的老板正在大声训斥产品的负责人,声音响得把天花板上的灰尘都震下来了;坐在边上的妹子刚刚写完报表,正在和对面剪着指甲的男闺蜜聊着哪边的商场正在促销减价,而你的手里,说不准还开着Photoshop修着图。等你回过神来的时候,电话那头已经讲完了,问你还有没有不懂的地方,你下意识地回了一句:“没问题”。然后挂了电话以后才反应过来,刚刚那边在说啥?
这个时候你只听了个十之七八,剩下的那十之二三是不是重要的内容呢?不知道!通常你也不好意思再打电话过去问,人家说了半天你却没在意听,貌似很没礼貌的样子。
相对于面对面的沟通,电话沟通更容易分心。面对面的时候,你会觉得分心是一种很不礼貌的行为,所以潜意识里会有自我约束;但是如果是电话沟通,心里往往就会不自觉的放松了,这是人之常情,所以没必要有这样的顾虑。在电话最后,与对方核对一下电话的主要内容还是有必要的,如果是重要的内容,要求邮件也是未尝不可的。人们不会觉得听漏了自己的话是对自己不尊重,只会因为你没听清楚
未尝不可的。人们不会觉得听漏了自己的话是对自己不尊重,只会因为你没听清楚需求,做出不对的网页设计而生气。
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当然,还有一种非常让人生厌的行为,电话虽然是很方便的沟通方式,但随便有问题就去个电话沟通显然也是一种让人讨厌的行为。所以,打电话之前,最好把想要说的话,想要问的问题想想清楚,避免一个电话、一个电话的过去骚扰。要知道,把电话对面的人弄急了,直接给你弄个“您所拨打的电话正在通话中……”,那就真的麻烦了。

3.IM软件
作为互联网时代的产物,IM软件尤其是IM软件的王者企鹅君已成为了工作的好伙伴。
每天上班敲卡进入办公室,我们通常是打开电脑,然后登录系统。最常用的Photoshop未必是一早就打开的,或许会开下邮箱收下邮件,也有可能上下各类网站放松下。当然 ,有一件事情是每个人都是会做的——那就是打开QQ。
随着互联网的普及和发展,IM软件已经成为了我们生活工作中不可缺少的组成部分。作为一种工作中内部沟通的交流方式,IM软件相对于面对面或者电话的沟通方式而言,显得没有这么直接。我们往往打字打着打着觉得内容太多嫌麻烦,就会习惯性拿起电话开始电话沟通。相比邮件,IM软件的聊天又不那么正式,毕竟这不是正式的交流渠道,可以聊工作,也可以聊生活,还可以聊感情。
在使用范围和使用方式上,IM软件的沟通和电话沟通基本接近,只是更合适于较为深入的沟通,毕竟文字能够承载的信息量是远远超过口头沟通的。当然,只要是适可而止的,通过IM软件聊天增加团队成员之间的感情也是一种增加团队凝聚力的方式。只是需要注意,使用IM软件进行沟通,千万不要把工作和生活的界限过于模糊,更不要过多的带入个人情感,尤其是同时开着多个聊天窗口的时候,一定要收敛自己的吐槽欲望,以免一不小心闹出尴尬。
通常会发生的情况是这样的:你的QQ开着一堆聊天窗口,上一秒你正在和朋友聊着公司里的极品同事A,突然下一秒工作群就弹了出来,你没有注意,条件反射的顺手一个回车,却发现你把对于A的种种吐槽发到了工作群里。不巧的是,同事A也在这个群里,所以说,嚼舌根什么的最讨厌啦!一点都不萌萌哒!

4.邮件沟通
但凡在大公司工作过的网页设计师,必定都会体验过邮件文化,尤其是在广告公司里,使用邮件吵架、扯皮更是家常便饭——各种CC流(大规模转发)、BCC流(秘抄BOSS)层出不穷,花样繁多。但是今天我们说的不是这些,我们说的是邮件的本来用途——沟通。
之前多次在文章中提到过,无论是怎样形式的沟通,重要的事情都要以邮件作为最后的收尾。邮件是一个非常正式的沟通方式,往往用于项目节点性质的沟通。项目开始阶段,用于发布项目需求并确认各方参与项目的团队成员意见;项目进程中,对于具有重大分歧,并且对于项目具有重要意义的问题,可以通过邮件征集意见;项目重大节点,可以使用邮件进行进度确认;项目结束后,可以通过邮件总结
见;项目重大节点,可以使用邮件进行进度确认;项目结束后,可以通过邮件总结项目的成败经验。
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需要注意的是,由于邮件本身被赋予了太多的“含义”,所以发送邮件需要发给谁、抄送谁、转发谁、是否需要秘送相关领导就变成了一门大学问。归纳起来,邮件沟通有3个基本原则。
● 邮件沟通对象是跨部门平级同事的情况下,必须同时抄送本部门直属领导与对方部门直属领导,且抄送双方领导必须对等。
● 但凡邮件由于工作需要应抄送第3方,而第3方对于项目问题并不了解的情况下,必须事先与对方沟通清楚,或者在邮件【正文】内描述清楚,以免由于信息不对称而造成不必要的困扰。

● 邮件内容重要的情况下,发送完邮件后最好追加上电话确认。当然,除非紧急的情况,否则不要邮件发完就立即确认,最好等待上一刻钟到半小时再进行电话沟通。
邮件沟通博大精深,并非三两句话能够说得清楚。尤其是关于“邮件的战争”,就我个人而言,并不愿意谈及这个话题。如果真的希望对于邮件沟通有更深入的了解,还请自行百度。

之前我们讨论的团队协作、团队沟通,都是基于大家朝着一个方向,团结一致努力的理想情况。但事实上,有人的地方就有江湖,就如邮件沟通,很容易变成职场战争的武器。团队内、办公室内的职场战争总是无法避免的,作为一个以“美”为最终目标的网页网页设计师,在这种办公室里“并不那么美”的现状下应该如何自处?





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